Vous vous êtes déjà retrouvés à gérer un projet et vous demander : “Mais… c’est à qui de faire ça, déjà ?” Chez Hellipse, on a décidé de dire adieu à cette question ! Inspirés par les principes des organisations Opales de Frédéric Laloux, nous avons choisi de structurer notre fonctionnement autour de rôles et de cercles. Voici comment on a créé notre système pour une organisation presque sans prise de tête.
Pourquoi s’embêter avec des rôles et des cercles ?
Parce qu’on aime bien quand les choses sont claires. Et aussi parce qu’on s’est dit qu’en répartissant les responsabilités de manière fluide, on éviterait les situations du type : « Ah, mais je pensais que c’était toi qui t’en occupais ! » Du coup, exit les intitulés de postes rigides, et bonjour aux rôles évolutifs !
Notre méthode en 3 étapes
1. Lister toutes les attentes
C’est le moment où on sort la liste de courses, version entreprise. Qui gère les appels d’offres ? Les clients ? Qui s’occupe de la gestion du serveur ?… On a tout mis sur la table.
2. À chaque attente, son rôle.
Le but ici est de regrouper les attentes que l’on juge faire partie d’un même thème/sujet. Si ce sujet n’existe pas encore, autrement dit que les attentes semblent aller “nulle part”, on crée le rôle. Si au contraire, elles semblent trouver leur place dans un rôle existant, alors on propose au rôle de prendre cette attente en plus.
Pour résumer :
- Si le rôle n’existe pas : on le crée et on lui assigne l’attente. Simple comme bonjour.
- Si le rôle existe déjà, deux solutions :
- Soit tous les Hellipsiens du rôle sont d’accord pour prendre cette attente en plus : Super, on l’ajoute !
- Ça coince quelque part ? Pas de souci, on crée un nouveau rôle pour cette attente. Pas question de forcer qui que ce soit à devenir Spider-Man alors qu’il se sent plus Batman. De plus ce sera aussi l’occasion pour nos Héros de se rejoindre au sein d’un cercle 👀.
3. Création de cercles
Quand un rôle devient trop large, on divise pour mieux régner. On scinde le rôle et on crée un cercle qui rassemble les nouveaux rôles. Simple non ?
Les cercles, les rôles et les attentes
Un cercle, c’est quoi ?
Imaginez un cercle comme un groupe de musique. Chaque membre a son instrument (son rôle) mais joue ensemble pour créer un morceau cohérent. Le cercle est autonome, peut organiser ses propres répètes, mais ne devient pas un rôle en lui-même.
Exemple : Des Hellipsiens du rôle « Développement » n’étaient pas à l’aise pour gérer le serveur web et les déploiements. Plutôt que de partir en cacahuète (ça arrive souvent dans les groupes), ils se sont scindés en « Développement d’application » et « DevOps ». Et voilà, c’est comme ça que le cercle « Développement » est naturellement né !
Et un rôle alors ?
Un rôle ne se résume pas à un titre, mais plutôt à une liste de quêtes (les attentes). Les personnes dans le rôle définissent ce qu’elles sont d’accord à prendre en charge, et ajustent au besoin.
Exemple : Tic et Tac partagent le rôle « Business ». Si l’un veut se concentrer sur la fidélisation client et l’autre sur la prospection, ils peuvent scinder le rôle en « Fidélisation » et « Prospection », puis se retrouver dans un cercle « Business » pour collaborer.
Les attentes, on en parle ?
Chaque rôle a ses attentes. C’est un peu comme le cahier des charges, mais en un peu plus fun. Par exemple, l’attente « Répondre aux appels d’offres » est liée au rôle « Prospection ». En répartissant les attentes dans des rôles, si quelqu’un a une question sur l’une d’elle, il sait facilement à qui s’adresser. De plus, le fait de les lister clairement permet de s’assurer que tous les besoins d’Hellipse sont clairs et validés par tous. Ainsi , si quelqu’un remarque qu’une nouvelle attente existe, mais qu’elle n’est listée dans aucun rôle, il peut simplement le faire remarquer pour que l’on puisse en discuter en l’ajouter.
Et le domaine ?
“Quoi ? Mais tu viens de le rajouter ça, on n’en avait pas parlé jusque-là !” Et oui, mais pas d’inquiétude : Le domaine, c’est le “terrain de jeu” du rôle. Par exemple, le rôle « Outillage » a pour domaine les outils Google Drive, Slack ou autres outils internes. C’est donc ce rôle qui est le mieux placé pour savoir de combien de licences on a besoin, ou qui teste des nouveaux plugins etc. Pour éviter de se marcher sur les pieds et de potentiellement casser des actions en cours, chaque rôle a donc défini ses domaines. Concrètement, le but est que si tu ne fais pas partie du rôle, mais que tu souhaites toucher à l’un de ses domaines, tu dois l’en informer (par un petit message slack par exemple).
Comment on rejoint (ou quitte) un rôle ?
On prévient les personnes concernées, on s’ajoute sur les outils (Notion, Slack, Google), et voilà, on est dans le rôle. Et pour partir ? Même process, sauf qu’on clique sur “retirer” au lieu de “ajouter”. Pas de drama, promis.
Libre à chaque rôle d’organiser comme il le souhaite l’intégration de son nouveau membre. Par exemple, s’il est nécessaire de valider certaines compétences, ou de former la personne, c’est aux membres du rôle de le prévoir.
Les bénéfices : pourquoi on a fait tout ça ?
- Efficacité et professionnalisme : Chacun sait ce qu’il doit faire et à qui s’adresser.
- Clarté : Les attentes sont documentées dans Notion. Plus besoin de se demander qui fait quoi.
- Responsabilité : On sait toujours quel rôle est le responsable sur chaque sujet
Conclusion
Si vous êtes tentés par une organisation plus fluide, testez les rôles et cercles. Ça prend du temps au début, mais ça vaut vraiment le coup !
En point d’attention, nous avons noté que la répartition des tâches pouvaient être à surveiller. En effet, il n’y a aujourd’hui pas de règle absolue sur la manière dont les personnes d’un rôle se repartissent leurs tâches, chaque rôle s’organisant comme il le souhaite. Il y a donc un risque que les attentes ne soient pas répondues ou qu’elles le soient en double si les membres ne communiquent pas suffisamment entre eux.
Aussi, le plus grand défi est de garder le tout à jour. Les attentes évoluent, les rôles aussi, et il faut suivre. Sinon, on finit avec un truc obsolète, et personne ne veut ça. Une idée est de créer et d’affecter à un rôle l’attente « S’assurer que les attentes et rôles soient à jour ». On ne dit pas que c’est à ce rôle-là de les mettre à jour, mais de s’assurer que ça soit fait par les rôles concernés. Et si vous n’avez pas peur des boucles infinies, vous pouvez aussi créer une attente qui servira à faire penser à ce rôle de suivre les attentes et les rôles… Non là OK je vais trop loin, mais vous avez l’idée ! Si vous avez des questions, on est là, avec plaisir, pour en discuter et en attendant n’hésitez pas à aller jeter un coup d’œil à notre précédent article !
